Wissen, was wo liegt. Archivalien auffindbar machen

2. Aufbau eines strukturierten Findmittels

Bei dieser Herangehensweise betrachtet Ihr Objekte, die einen ähnlichen Zweck erfüllen, die einen gemeinsamen Entstehungskontext teilen oder die aufgrund einer bestimmten Tätigkeit wiederkehrend entstehen, als Einheit oder Serie.

Es könnte in Eurem Bestand eine Serie geben, die Produktionsunterlagen (in vielen Beständen darstellender Künstler*innen die zentrale Kategorie) enthält oder eine mit Dokumenten, die bei der Verwaltung Eurer Projekte angefallen sind, oder eine Serie mit Materialien, die Ihr für Eure Öffentlichkeitsarbeit erstellt habt. Archivalien, deren Gemeinsamkeit in ihrer Beschaffenheit liegt, oder die eine besondere physische Form aufweisen, behandelt ihr ebenfalls als Serien, beispielsweise Kostüme, VHS-Kassetten oder Teile des Bühnenbilds. Ihr könnt die Einheiten auch tiefer gliedern und mit Eurem Findmittel auf der Stufe einer untergeordneten Kategorie ansetzen (Produktionsunterlagen 🡪 Produktion x 🡪 Recherchematerialien Produktion x: …).

Zur Erstellung eines strukturierten Findmittels müsst Ihr mehr Zeit investieren und einige Vorüberlegungen anstellen. (Ihr könnt diesen Schritt bereits dazu nutzen, Eure Archivalien in Behältnisse umzulagern, in denen sie dauerhaft bleiben können. Dazu müsst Ihr alle Metall- und Plastikteile (Heft- und Büroklammern, Klebestreifen, Heftstreifen, Klarsichthüllen u. ä.) entfernen und das Material in säurefreien Boxen unterbringen. Zu diesen und weiteren Regeln einer sicheren Verwahrung folgt ein weiteres Kapitel.)

Plant für den Start mindestens einen Tag ein, an dem Ihr Euch ungestört mit Eurer Sammlung befassen könnt. Versucht Euch zu erinnern bzw. fragt in Eurem Arbeitsumfeld, ob es bereits ältere Inventarisierungen des Bestands gibt, die eine Grundlage bieten können. Fragt Euch vorab auch, ob Ihr beim Umgang mit dem Material vielleicht Unterstützung von anderen braucht, die geplant werden muss.

Für das weitere Vorgehen gibt es zwei verschiedene Optionen – je nachdem, ob Eure Sammlung bereits nach Einheiten bzw. Serien vorsortiert ist oder nicht.

2.1 bei einem bereits geordneten Bestand

Vielleicht seid Ihr mit der Bildung Eurer „Haufen“ (Kapitel „Warum archivieren? [...]“) bereits zu einer Ordnung nach ähnlichen Gesichtspunkten wie den oben genannten gelangt oder habt eine andere Gliederung etabliert, die für Eure Arbeitsweise sinnhaft ist. In diesem Fall könnt Ihr direkt starten und die Archivalien ausgehend von der bestehenden Struktur inventarisieren.

Schritt 1

Verschafft Euch zunächst einen Überblick über Eure Sammlung. Listet dazu alle Kategorien und Unterkategorien auf, die Ihr gebildet habt, und bringt sie in eine für Euch sinnhafte Reihenfolge. Damit habt Ihr ein „Inhaltsverzeichnis“ des Bestands vorliegen. Schaut es Euch genau an – jetzt ist ein guter Moment, um die etablierte Ordnung noch mal zu überdenken und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Falls Ihr Euch dazu entscheidet, das Material ganz oder teilweise neu zu gliedern, haltet nicht nur die neue Ordnung fest, sondern auch wie die Sammlung zuvor strukturiert war. Bewahrt ältere Inventare auf, auch wenn sie mit der Umstrukturierung gegenstandslos geworden sind.

Schritt 2

Bereitet wie oben für die Basisversion beschrieben Euren Arbeitsplatz vor. Entscheidet Euch für eine Einheit, mit der Ihr starten möchtet. Stellt die betreffenden Ordner, Boxen oder Kisten zurecht und arbeitet sie nacheinander ab.

Schritt 3

Wie bei der Basisversion beschreibt Ihr die Archivalien anhand eines festen Katalogs zu erfassender Merkmale und haltet die gewonnenen Informationen in einer Tabelle fest. (Ihr könnt bei der Erstellung der Tabelle die Basisversion als Vorlage nehmen.) In diesem Fall bilden allerdings nicht die Behältnisse, sondern die Einheiten oder Untereinheiten die Grundlage Eurer Betrachtung (z.B. „Produktionsunterlagen“, „Marketing“ oder „Verwaltung“). Notiert Euch Informationen zu den folgenden Punkten:

• Titel: Gebt jeder Serie einen Titel. Wählt den Titel so, dass er bereits Rückschlüsse auf die enthaltenen Materialien zulässt (z.B. „Öffentlichkeitsarbeit“).
• Nummer: Gebt jeder Serie eine eindeutige Nummer. (Verzeichnet Ihr auf der Ebene einer Unterkategorie, gliedert Ihr die Nummern hierarchisch (bspw. 1. Verwaltung, 1.1 Jahr, 1.1.1 Buchhaltung.)
  Achtung: Die Seriennummer ist nicht identisch mit der Behältnisnummer. Die Serie „Produktionen“ kann die Nummer 2 haben, sich aber in den Kisten 8–14 befinden.
• Welche Unterkategorien enthält die Serie? Um was für eine Art von Dokumenten oder Gegenständen geht es dabei? (Z.B. „Produktionsunterlagen enthält: Recherchematerial, Skripte und Regiebücher der Produktionen x, y und z“.)
• Je nach Verzeichnungsebene: Welche Inhalte behandeln die Dokumente? Welchem Zweck dienen die Gegenstände?
• Möglicherweise ergeben sich innerhalb einer Serie Abweichungen, weil nicht immer dasselbe Material erzeugt wurde. Notiert in diesem Fall, welche Materialien die Serie auch oder nicht enthält.
• Aus welchem Zeitraum stammen die Objekte?
• Gebt die Anzahl der Kisten und Ordner an, in denen die Serie aufbewahrt ist, und vermerkt den Umfang der darin verwahrten Gegenstände und Dokumente.
• Sind Archivalien dabei, die in einem schlechten Zustand sind und besonderer Behandlung bedürfen?
• Wo stehen die Kisten und Ordner?

Schritt 4

Packt die Archivalien zurück in ihre Behältnisse. Wichtig: Solltet Ihr Objekte umlagern, weil Ihr findet, dass sie an einen anderen Ort gehören, dokumentiert diesen Vorgang und notiert den ursprünglichen Ort.

Schritt 5

Verfasst eine kurze „Tätigkeitsgeschichte“, die chronologisch die Hauptetappen Eures künstlerischen Arbeitens nachzeichnet (also z.B. erste Produktion als Einzelkünstler*in, Beginn der Selbständigkeit, Beginn der Zusammenarbeit mit xyz, Gründung Verein, …). Diese Historie speichert Ihr mit der Tabelle ab. Beide Dateien gemeinsam bilden nun das Findmittel, das Euch bei der Suche nach Objekten unterstützen und zudem Aufschluss über den Entstehungskontext des Bestands geben kann. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Ihr auch anderen Zugang zu Eurer Sammlung verschaffen oder Ihr sie an eine andere Institution übergeben wollt.

Ihr könnt eine Serie auch tiefer gliedern und auf der Stufe einer untergeordneten Kategorie erschließen (z.B. „Recherchematerialien Produktion x“) oder sogar bis zur Objektebene vordringen und einzelne Archivalien verzeichnen. Wägt das Verhältnis von investierter Zeit zu daraus gewonnenem Nutzen gut ab – bei wiederkehrenden Dokumenten wie Protokollen bringt es kaum Vorteile, sie einzeln zu erfassen. Besondere Dokumente könnt Ihr auch in der Inhaltsbeschreibung erwähnen. In den meisten Fällen erzielt Ihr mit einem Findmittel auf Serienebene eine gute Zugänglichkeit.

Eine Erfassung auf Objektebene macht Sinn bei …

• Archivalien, die Ihr digitalisieren wollt (zur Digitalisierung folgt noch eine eigenes Kapitel),
• Objekten, die Gegenstand des Bühnenbilds waren, oder Kostümen,
• Objekten, die Ihr einem breiten Publikum zugänglich machen wollt,
• Objekten, die etwas Besonderes über Euch und Euer Arbeiten erzählen, oder anhand derer eine besondere Geschichte erzählt werden könnte.

2.2 bei einem ungeordneten Bestand

Liegt Eure Sammlung noch ungeordnet vor, müsst Ihr sie zunächst sortieren. Tipps dazu findet Ihr im Kapitel „Warum archivieren? [...]“.

Folgende Hinweise können Euch außerdem helfen, wenn Ihr Euer Material noch feiner gliedern wollt:

• Fragt Euch, welchen Aktivitäten Ihr nachgeht oder welche verschiedenen Funktionen Ihr erfüllt. Versucht die Tätigkeiten so voneinander abzugrenzen, dass möglichst wenige Überlappungen entstehen. Ihr könnt z.B. unterscheiden in „Verwaltung“, „künstlerische Tätigkeiten“, „Öffentlichkeitsarbeit“, „private Unterlagen“ etc.
• Geht bei der Gliederung immer vom Allgemeinen zum Speziellen vor. Sie sollte maximal acht Stufen umfassen, sonst wird es unübersichtlich. Auf den obersten Ebenen stehen Eure Haupt-Aktivitäten. Eine gute Zugänglichkeit erhaltet Ihr, wenn Ihr auf den unteren Stufen nach Produktionen, Projekten oder Jahren gliedert. Welche Struktur sich am besten eignet, hängt vom Material ab. Das unten abgebildete Schema ist ein mögliches Beispiel. Es bleibt Euch überlassen, wir Ihr die Sammlung strukturiert – wichtig ist, dass Ihr Euch für ein Prinzip entscheidet und es möglichst konsequent anwendet.